Stratégies d'optimisation RH : les dix pièges à éviter

Les 10 pièges à éviter si l'on veut optimiser durablement et réellement ses RH :

#1 focaliser sa stratégie d'optimisation sur le seul périmètre du service au public : faire cela c'est porter le focus sur les activités de front office et occulter de nombreuses autres pistes d'optimisation (modes de gestion, optimisation orga, fonctions supports, rationalisation des charges de travail etc.). Savez-vous que les fonctions supports notamment (RH, finances, achat, informatique...) ont progressé de +20% en moyenne entre 2009 et 2017 dans les communes de plus de 80 000 habitants et peuvent représenter jusqu'à un quart de la masse salariale totale ? 

#2 focaliser sur les seuls postes et s'enfermer dans une logique purement apothicaire : faire cela c'est s'interdire de regarder globalement et à long terme. Il ne faut pas oublier que derrière un poste, il y a des charges de travail et des organisations. Un poste peut paraître légitime sur sa formalisation tant bien même que la réalité du travail n'est pas avérée. Et ces mêmes charges de travail peuvent être la conséquence d'une organisation trop gourmande en nombre de services, niveaux hiérarchiques, processus ... qui eux mêmes alimentent la charge de travail global en coordinations, informations, contrôles etc ...

#3 confier le pilotage d'une stratégie d'optimisation à une fonction support (Finances ou RH notamment) : comme indiqué dans le #1, on se tire rarement une balle dans le pied et un directeur n'ira jamais à l'encontre de ses responsables de services, sauf à faire en sorte qu'il soit assisté d'un expert en optimisation indépendant de tous services. Le risque est bien évidemment de faire porter les pistes d'optimisation sur le seul périmètre du service au public et de botter en touche les questions d'optimisation organisationnelle, les fonctions support étant loin d'être des exemples à ce titre.  

#4 oublier les coûts cachés : l'absentéisme, les coûts de gestion, les coûts de reconversion sont des coûts qu'il faut prendre en compte à tout moment : que ce soit en aval ou en amont d'une stratégie d'optimisation. 

#5 ne pas étudier des modes de gestion alternatif visant à éclairer la décision en amont de la mise en place d'une nouvelle activité ou service : bien souvent l'externalisation coûte moins chère (pas de coûts de gestion, d'absentéisme et de reconversion notamment) et reste plus efficace en terme de réactivité et d'adaptabilité pour les usagers 

#6 ne pas optimiser son organisation : plus il y a de services et plus on multiplie les processus incitatifs : dans les villes de plus de 80 000 habitants, le nombre de services a progressé en moyenne de 50% entre 2009 et 2017 sur les fonctions "support" (cf.notre étude sur les pistes d'économie). Qui dit plus de services dit davantage de procédures et processus, une multiplication des réunions de coordination et d'information, un allourdement continue des charges de travail afférentes ce qui amène à demander des créations de poste supplementaires et ainsi de suite...

#7 ne pas regarder les départs, et notamment les départs à la retraite : regarder où seront les départs potentiels permet d'apprécier les chantiers structurels à mettre en place : secteurs et activités à optimiser, services à fusionner, procédures à supprimer ou digitaliser...

#8 ne pas optimiser ses processus et activités : c'est connu, on veut toujours faire mieux, et faire davantage. Combien de procédures inutiles ou en doublon parsèment les organisations territoriales ?: il faut auditer l'utilité et la pertinence de chaque processus dans une logique minimaliste et une logique de sobriété : il faut chasser la sur-qualité

#9 ne pas verouiller son régime indemnitaire ou ses heures supplémentaires : s'il y a bien deux enveloppes potentiellement inflationnistes qu'il faut encadrer et plafonner ce sont bien celles-ci 

#10 oublier que l'on vit dans une époque numérique : quels sont les maux les plus souvent décriés par les usagers ? le manque de réactivité, le manque d'adaptabilité, le manque de disponibilité.. il faut s'adapter aux nouveaux usages digitaux, adapter et automatiser les procédures, simplifier et fluidifier l'accès aux informations. Les solutions digitales ne manquent pas et, dans une société d'infobésité, simplifier et faciliter l'information permet non seulement de répondre aux exigences et attentes des usagers mais permet aussi d'économiser de la charge de travail.

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